Докладная записка

Самое главное по теме: "Докладная записка". На странице собрана полезная тематическая информация. На все вопросы вам ответит дежурный специалист.

Докладные, служебные записки и справки: в чем разница?

  • Доронина Л.А. | к.э.н., доцент кафедры документоведения и документационного обеспечения управления Государственного университета управления

Основной объем документов, обеспечивающих информационный обмен между организациями и структурными подразделениями, составляют: справки, докладные и объяснительные записки, сводки, отчеты, акты, письма, телефонограммы. Информация, содержащаяся в этих документах, может побуждать к действию или может быть лишь принята к сведению. Рассмотрим различия в составлении и оформлении докладных записок, служебных записок и справок.

Докладные и служебные записки — это, как правило, внутренние документы организации. Они носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительным документам. В Кратком словаре видов и разновидностей документов, разработанном Главархивом СССР, ВНИИДАД, ЦГАДА в 1974 году, даны определения этих документов, из которых следуют некоторые различия в их назначении:

  • Докладная записка — документ, адресованный руководству, излагающий какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя.
  • Служебная записка — записка о выполнении какой-либо работы, направляемая одним должностным лицом другому.

Докладная записка

Докладная записка (код унифицированной формы 0286041 по ОКУД) составляется с целью информировать руководство о сложившейся ситуации, имевших место фактах и т.п. и побудить к принятию определенного решения.

Докладные записки могут носить и чисто информационный характер. Такие записки содержат, как правило, информацию о ходе выполнения каких-либо работ. Отчетные докладные записки сообщают о выполнении заданий, планов, указаний, работ. Таким образом, докладные записки обеспечивают связь объектов управления на вертикальном уровне — снизу вверх, то есть направляются от нижестоящего должностного лица вышестоящему должностному лицу.

В зависимости от адресата докладные записки могут быть:

  • внутренними , т.е. направляемыми руководителю структурного подразделения или учреждения, и
  • внешними — адресуемыми в вышестоящие инстанции.

Внутренняя докладная записка

Внутренние докладные записки составляются на стандартном листе бумаги, но с указанием всех необходимых реквизитов, расположенных в соответствии с ГОСТ 6.30–2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к составлению документов». К таким реквизитам относятся:

  • наименование структурного подразделения;
  • вид документа (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА);
  • дата;
  • регистрационный номер;
  • заголовок к тексту;
  • текст;
  • адресат;
  • подпись составителя (с указанием должности).

Текст любого информационно-справочного документа оформляется шрифтом Times New Roman, размер 14, через 1,5 интервала.

Предпочтительно при оформлении докладной записки пользоваться угловым расположением реквизитов заголовочной части (однако это требование не является жестким). Примеры расположения заголовочной части внутренней докладной записки двумя способами:

Во внутренней докладной записке в верхнем левом углу располагается наименование структурного подразделения — автора документа.

Наименование вида документа пишется прописными буквами (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА) и может располагаться по центру или от границы левого поля (в зависимости от того, какой выбран способ расположения заголовочной части документа) через 2 межстрочных интервала.

Дата и индекс докладной записки пишутся на одной строке. Дата оформляется арабскими цифрами, например 02.02.2006, или буквенно-цифровым способом, например 02 февраля 2006 г. У внешней докладной записки она является датой подписания и, как правило, отправки. Датой внутренней докладной записки будет дата составления и подписания.

Регистрационный номер на внутренней докладной записке проставляется либо по месту составления, либо по месту получения, в зависимости от постановки системы регистрации, которая действует в организации. При рассмотрении докладной записки заинтересованными лицами, на ней проставляются визы согласования, а после принятия решения — резолюция руководителя. Вынесение резолюции является конечным этапом рассмотрения докладной записки.

Докладная записка может иметь заголовок, который кратко раскрывает содержание документа. Заголовок докладной записки формулируется по общим правилам составления заголовков к документам: с помощью предлога «о» и отглагольного существительного в предложном падеже. Например: «о переводе Королевой О.В. в бухгалтерию».

В тексте докладной записки четко выделяются две части. В первой части сообщаются факты, послужившие поводом для составления документа, а во второй — излагаются конкретные выводы, просьбы и предложения. Текст докладной записки может состоять и из трех частей. В этом случае в первой части (констатирующей) будут излагаться причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания, во второй части — анализ сложившейся ситуации, возможные варианты решения, а в третьей — выводы и предложения о конкретных действиях, которые необходимо предпринять, по мнению составителя докладной записки. Докладная записка может быть представлена в текстовом и табличном варианте или их сочетании.

Если имеется приложение, то отметка о нем делается до оформления подписи:

Приложение: акт проверки от 03.03.2006 № 33 на 1 л. в 3 экз.

Пример оформления внутренней докладной записки:

Внешняя докладная записка

Внешняя докладная записка оформляется на общем бланке и подписывается руководителем организации. При этом полное или сокращенное наименование вышестоящей организации используется согласно уставу организации. Наименование организации-автора размещается ниже.

Служебная записка

В Общероссийском классификаторе управленческих документов (ОКУД) отсутствует такой вид документа как «Служебная записка». Однако данный вид документа широко используется в управленческой практике. В связи с чем предлагаем оформлять «Служебную записку» в соответствии с требованиями ГОСТ 6.30–2003 «УСД. УСОРД. Требования к оформлению документов» в целях единства оформления управленческой документации.

Служебные записки, в отличие от докладных записок, обеспечивают связь объектов управления на горизонтальном уровне ,то есть составляются работником или руководителем подразделения на имя руководителя или специалиста другого подразделения. Следует помнить, что служебные записки направляются обычно от одного руководителя к другому или от одного сотрудника к другому только в случае их равнозначного должностного статуса, в противном случае это будет докладная записка.

Как правило, служебные записки составляются по вопросам материально-технического, информационного, организационного и хозяйственного обеспечения. Служебные записки — это своего рода переписка между структурными подразделениями. Они обычно содержат определенную просьбу, предложение. Служебные записки оформляются так же, как и докладные.

Читайте так же:  Являются ли усыновленные дети наследниками первой очереди

Пример оформления служебной записки:

Информационные докладные записки часто заменяют таким документом, как справка, и наоборот, что является неправомерным. Справка — это документ, содержащий описания и подтверждения тех или иных фактов или событий, в том числе биографического или служебного характера; в отличие от докладных записок она не требует принятия каких-либо действий от руководителя .

В зависимости от целей составления справки могут быть:

  • аналитические,
  • отчетные или
  • информационные.

Аналитические справки содержат информацию по вопросу или проблеме, требующей решения. Обычно аналитические справки имеют значительный объем текста (до 3-х страниц). Текст аналитической справки состоит из трех частей. В первой части излагается основание составления, во второй — анализ ситуации или вопроса, в третьей — выводы и предложения.

Отчетные справки содержат обобщающие итоговые сведения о результатах деятельности, поэтому заголовок отчетной справки включает указание на период времени, к которому относятся изложенные в справке сведения, например: Справка об объеме документооборота предприятия в 2006 г.

Справки информационного характера составляются с целью информировать руководство о положении дел и могут иметь, например, следующий заголовок: Справка о ходе выполнения работ по договору с ОАО «Луна». Они составляются по запросу и представляются в установленные сроки.

Справки, в зависимости от адресата, могут быть:

Внешние справки оформляются на общем бланке организации, подписываются руководителем организации и содержат те же реквизиты, что и докладные записки.

Внутренние справки оформляются на стандартном листе бумаги аналогично внутренней докладной записке и подписываются руководителем структурного подразделения и/или специалистом-составителем.

Текст и информационной, и отчетной справки может быть оформлен в виде таблицы, включать разделы и подразделы (см. образец составления внутренней справки в Примере 6).

При подготовке проекта справки необходимо тщательно отредактировать ее содержание с точки зрения:

  • полноты и достоверности фактов и сведений;
  • правильности оформления средств обратной связи (адрес, телефон и т.п.);
  • точности датирования;
  • соблюдения уровня подписания.

Все это необходимо для того, чтобы справка не вызывала дополнительных вопросов и тем более последующей разъяснительной переписки.

Справки биографического или служебного характера служат для удостоверения каких-либо юридических фактов, например, о подтверждении занимаемой должности, о заработной плате, месте проживания и т.п. Если ситуации, по которым выдаются справки, являются типовыми, в организации создаются унифицированные трафаретные бланки.

Текст справки биографического характера начинается с указания в именительном падеже фамилии, имени, отчества лица, о котором сообщаются сведения. В тексте любой справки не должно быть архаичных оборотов, содержащих ненужные слова типа «настоящая справка», «действительно работает» и т.д. В конце справки дается название учреждения, куда она представляется. Подписывают справку лица, ее составившие и несущие ответственность за представленные данные. В зависимости от назначения справки это могут быть руководитель организации и главный бухгалтер или руководитель организации и начальник отдела кадров. Такие справки обязательно заверяются печатью организации.
Пример оформления справки служебного характера:

Образец докладной записки о некорректном поведении сотрудника

На любом предприятии найдется работник, неуважительно относящийся к другим сотрудникам, находящимся в подчинении, и иной раз даже к руководству. В отличие от проступков, нарушающих дисциплину, ненадлежащего выполнения возложенных обязательств, временами случается непросто привлечь к ответственности работника за некорректное поведение, поскольку подобные нормы не встречаются в ТК РФ (исключение — лица, задействованные в сфере образования).

Что понимают под некорректным поведением

На основании того, что понятие некорректного поведения, а также нормы воздействий и наказаний за него не предусмотрены в основных законодательных актах, для того чтобы было возможным характеризовать, расценить поведение как некорректное, а также применить меры за это, необходимо заранее обозначить, что для конкретной организации является нетактичным, недопустимым поведением и внести вышеуказанные понятия в нормативные, внутренние документы.

Например, прописать данное понятие, ответственность за него в трудовом договоре с работником либо в перечне-разъяснении по внутренним правилам трудового распорядка и поведения в коллективе.

Учитывая менталитет и образованность общества, за основу подобного поведения можно взять:

  • обидные высказывания относительно сослуживцев, партнеров и клиентов компании;
  • применение ненормативной лексики, адресованной в чью-либо сторону или просто в разговорной речи;
  • назойливое и грубое поведение;
  • неподобающие жесты в адрес сослуживцев, партнеров и клиентов организации;
  • невыполнение или явное игнорирование поручений и указаний вышестоящего руководства;
  • неправомерное сокращение или же увеличение рабочего дня структурным руководителем, без согласования с начальством и переделкой штатного рабочего расписания;
  • отмена обеденного перерыва или же запрет на отлучение с рабочего места по необходимости и т.д.

Структура и необходимость составления

Основные цели, преследуемые при использовании этого документа на предприятиях:

  • повышение эффективности собственной трудоспособности;
  • урегулирование ситуации;
  • снятие с себя ответственности;
  • защита при ущемлении прав.

Документ не требует каких-либо специальных данных, обширных шапок, множества пунктов. Он называемый полуофициальным, но обязательно должна включать:

  • описание происшествия, его возможные причины, последствия;
  • оценку автора ситуации;
  • рецензии автора: как поступить, кого привлечь к ответственности, кого поощрить и т. д.
Читайте так же:  Займ под материнский капитал наличными срочно екатеринбург
Расположение реквизитов в углу Расположение реквизитов продольно
Наименование структурного подразделения (откуда направляется)

о некорректном поведении

Должность / Подпись / Ф.И.О.

Наименование структурного подразделения

о некорректном поведении

Должность / Подпись / Ф.И.О.

[2]

Пример с расположением реквизитов в углу о некорректном поведении («Об оскорблении и нанесении телесных повреждений в рабочее время»):

Начальнику отдела логистики

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

08.02.2018 №11

Об оскорблении и нанесении телесных повреждений в рабочее время

Довожу до Вашего сведения, что 08.02.2018 г. оператор отдела логистики, Ковалев Петр Иванович, недопустимо повел себя по отношению ко мне, употреблял нецензурные, бранные выражения и ударил меня в лицо.

Прошу рассмотреть вопрос о привлечении Ковалева П.И. к дисциплинарной ответственности, согласно внутренних правил организации.

Оператор по логистике / Тимореев / А.А.Тимореев

Рекомендации к оформлению

Докладной записке о нарушении трудовой дисциплины присвоен код 0286041 по ОКУД.

Документ может носить только информационный характер, в нем доводят информацию о процессе выполнения разных работ или прохождении мероприятий.

Отчетная докладная уведомляет о процессе или завершении выполнения поставленных задач, заданий, указаний, спецработ. Этим она обеспечивает связь субъектов правления на вертикальном уровне — снизу-вверх — и направляется от нижеуровневого должностного лица вышеуровневому.

В зависимости от адреса, записки могут быть:

  1. Внутренние — направляемые начальнику структурного подразделения или организации (в произвольной форме, бланк не требуется);
  2. Внешние — адресуемые в вышестоящие инстанции или руководящие структурированные органы (в обязательном порядке на бланке организации).

Документ должен быть четким и структурированным и не должен содержать:

  • проявлений чувств или эмоций;
  • лишней информации, не касающейся сути;
  • ошибок или отсутствия обязательной информации, которые могут стать причиной признания документа недействительным.

Не стоит обращаться с докладной к руководству, если:

  • присутствует личное неприязненное отношение;
  • отсутствуют доказательства инцидента;
  • эксцесс не большой степени и не воздействовал вовсе на коэффициент полезного действия труда;
  • конфликтная ситуация была вовремя исправлена.

Отличия от служебной и объяснительной

Кроме того, стоит различать предназначение различных видов внутренне-организационного документооборота и подавать докладную, когда можно обойтись простой «служебкой».

Ее зачастую путают со служебной и объяснительной, однако, несмотря на схожесть, заменять одно другим недопустимо из-за их назначения и отличительной специфики.

Отличительные черты докладной от служебной записки: тип заявления – служебная является строго внутренним документом, тогда как докладная – документ как внутренний, так и внешний, и может быть направлен в инстанции за пределами организации.

Служебная записка обеспечивает взаимосвязь на горизонтально-прямом уровне «начальник – работник одного уровня», а докладная – на вертикально-служебном по иерархии «сотрудник-начальник».

От объяснительной записки докладная отличается смысловым изложением и структурой документа. Объяснительная состоит из двух частей, одна из которых отражает факт, инициировавший ее составление, а вторая объясняет, почему произошли конкретные обстоятельства.

Составить и подать докладную имеет право любой присутствовавший при нестандартной ситуации работник либо тот, в адрес кого данное поведение было направлено.

Докладная, в отличие от объяснительной и служебной, направляется исключительно вышестоящему руководству, уполномоченным лицам, начальству. Информация из содержания как раз и призвана вызвать какое-либо активное действие, какое именно – зависит от цели, сведений и пожеланий.

Мерой наказания может быть:

  • письменное замечание с последующим штрафом или увольнением;
  • выговор с последующим штрафом или увольнением;
  • увольнение в связи с недостаточно добросовестным отношением к работе или же неоднократным предупреждением и выговором.

Никакие другие виды наказаний применять не допускается. Но каждая отдельная организация вправе применять собственные меры, которые сочтет необходимыми, в рамках допустимости и норм.

Такие меры должны быть прописаны в трудовом договоре с сотрудником либо в перечне и разъяснении по внутренним правилам трудового распорядка и поведения в коллективе. Сотрудник должен быть заранее ознакомлен с данными требованиями.

Заключение

Докладная записка о некорректном поведении относится к внутренней корреспонденции. Это не вердикт и не гарантия применения санкций и наказаний, а лишь оповещение о нестандартной ситуации в коллективе и выявление нарушений.

Видео (кликните для воспроизведения).

Руководство ознакомляется, рассматривает обращение и делает вывод, ставит свою оценку, насколько обосновано применить санкции. Сотруднику обязательно дадут возможность оправдаться и пояснить сложившуюся ситуацию. Им пишется объяснительная записка со своим видением происшествия и пояснением конкретного поведения.

Если работодатель сочтёт оправдание неудовлетворительным, им издаётся и подписывается приказ о дисциплинарном взыскании. По закону это может быть замечание, выговор и увольнение. Если же она написана необоснованно и является клеветой, а работодатель это выявит, то отвечать и понести дисциплинарное наказание придется автору.

Служебная записка. Образец написания

Служебная записка – наиболее распространенная форма общения между сотрудниками внутри предприятий и организаций. Можно сказать, что это своего рода информационно-справочный документ, который призван облегчить взаимодействие сотрудников из разных подразделений друг с другом. Этот документ позволяет оперативно решать любые вопросы: хозяйственные, производственные, трудовые, правовые и т.д.

Кто может писать служебную записку

Служебную записку может писать абсолютно любой работник предприятия, столкнувшийся с какой-либо проблемой. Адресатом записки также может быть каждый сотрудник организации, в том числе руководитель, начальник подразделения или же рядовой работник, при условии, что решение озвученного в записке вопроса входит именно в его компетенцию.

Читайте так же:  Путевка в санаторий министерства обороны военному пенсионеру

Для чего нужна служебная записка

Важное значение служебной записки состоит в том, что она показывает, что работник предприятия видит, осознает и доводит до уполномоченных лиц возникшее затруднение, попутно законно перекладывая ответственность с себя на специалистов, которые обязаны заниматься решением той или иной задачи по долгу службы.

В случае возникновения спорных ситуаций, разногласий и конфликтов этот документ позволит быстро понять, кто виновен в каждом конкретном случае.

Цель служебной записки – уведомление какого-либо уполномоченного должностного лица о появившейся проблеме, а также просьба о ее устранении, внесение рациональных предложений и согласование совместных действий.

Еще одна немаловажная роль некоторых служебных записок заключается в том, что они являются документами первичного бухгалтерского учета. В частности, они служат обоснованием и документально подтверждают некоторые расходы, произведенные на нужды предприятия, например при закупке оборудования, затратах на рекламу, транспорт и т.д. В таких случаях служебные записки после их написания необходимо хранить также долго и тщательно, как любые другие первичные документы (на случай внезапной налоговой проверки).

Основные правила написания служебной записки

Законодательно закрепленного понятия «Служебная записка» не существует, поэтому и нет строго установленной формы по ее написанию. Каждый сотрудник может составлять ее в свободном виде или по шаблону, разработанному и утвержденному на предприятии. Писать документ можно как от руки, так и печатать на компьютере, но в обоих случаях он должен содержать «живую» подпись автора. Иногда руководители организаций требуют, чтобы служебные записки были написаны на фирменных бланках и обязательно заверялись подписями ответственных лиц. Обычно данный документ пишется в одном экземпляре, но при необходимости, можно сделать его копию.

Главное требование – в записке всегда должны содержаться сведения

  • о наименовании предприятия,
  • дате ее составления,
  • сотруднике, который пишет записку,
  • должностном лице, к которому она направляется.

Также в записке обязательно должна быть точно обозначена конкретная проблема и возможные пути ее решения.

Если служебную записку пишет рядовой сотрудник, то ее желательно заверить у руководителя подразделения, который таким образом свидетельствует о том, что с проблемой знаком и согласен с предлагаемыми вариантами по ее устранению.

После написания служебную записку необходимо зарегистрировать в журнале учета внутренних документов, чтобы ее следы не затерялись в потоке документооборота.

Инструкция по написанию служебной записки

Несмотря на то, что записка не имеет унифицированного образца, с точки зрения делопроизводства оформление вполне стандартно.

  1. В правом верхнем углу документа следует сначала обозначить адресата: кому она направляется (должность, полное наименование предприятия, фамилия, имя, отчество сотрудника). Затем аналогичным образом необходимо вписать сведения о сотруднике, который является автором записки.
  2. Далее, справа, следует вписать наименование документа, а также поставить дату его составления и номер по внутреннему документообороту. Здесь же надо указать населенный пункт, в котором зарегистрировано предприятие, сотрудник которого пишет записку.
  3. После этого следует коротко озаглавить документ (т.е. тезисно обозначить проблему, которой он посвящен).
  4. Вторая часть записки должна быть посвящена сути проблемы. Описывать ее нужно подробно, с указанием других должностных лиц, которые к ней причастны. Далее в записке необходимо предложить варианты решения возникшего вопроса.

  • В заключение записка должна быть подписана автором (с обязательной расшифровкой подписи) и при необходимости передана для утверждения руководителю подразделения.
  • Общие понятия и общие требования к любой служебной записке. Резюме

    Служебная записка – официальный документ, принятый во внутреннем документообороте компании. Правильное ее составление важно для настраивания успешной коммуникации. Получатель должен ясно понимать, что отправитель желает ему сказать. Для этого в документе нужно указать следующие пункты:

    • Точные цифры (к примеру, размер зарплаты, премии).
    • Даты (к примеру, дата отправки сотрудника в командировку).
    • Перечень оснований для мер, указанных в служебной записке.
    • Перечень материальных объектов, которые присутствуют в прошении отправителя.
    • Данные обо всех лицах, которые фигурируют в записке.

    Начинается записка «шапкой», в которой прописываются данные о лицах, участвующих в коммуникации, наименование организации. Нужно также прописать информацию в компании. В завершении записки требуется указать дату, подпись и ее расшифровку.

    В последнее время практикуются служебные записки, которые отправляются через электронную почту. Однако классическим вариантом является письменное составление.

    Можно сказать, что составление таких записок — способ коммуникации между работниками одного уровня. К примеру, они могут отправляться от руководителя отдела генеральному директору. Обычно руководитель отдела просит за своих сотрудников. Если рядовые сотрудники составляют записку, она будет считаться докладной. От правильного составления служебной записки зависит, будут ли приняты просьбы отправителя. Получатель должен хорошо понимать, что у него просят и почему. Нужно прописывать всю официальную информацию, но делать это кратко и емко.

    Докладная записка: что это такое и как составить?

    Докладная записка — это информационно-справочный документ. Бумага применяется для передачи информации или изложения своей позиции. Он очень похож на другие разновидности подобных бумаг. Однако докладная имеет ряд особенностей, сильно отличающих ее от другой документации. Чтобы разобраться, в чём они состоят, стоит ознакомиться с актуальной информацией по теме.

    [3]

    Особенности понятия

    Докладная записка составляется для того, чтобы донести до руководителя фирмы определенные сведения или попросить его о чем-либо. Докладная записка позволяет обеспечить связь между объектами управления. Оформление бумаги может помочь в решении следующих вопросов:

    • с помощью записки работник может сообщить, что не согласен с действиями руководства;
    • документ позволяет запросить дополнительные сведения по актуальным вопросам;
    • в бумаге можно изложить свою позицию и донести ее до руководства;
    • записку разрешается использовать для предложений по улучшению деятельности фирмы.
    Читайте так же:  Образец уточнения исковых требований в гражданском процессе

    Документ направляется от нижестоящего работника к вышестоящему должностному лицу. Как самостоятельное понятие, определение » докладная записка» в законе не вынесено. Инициатором оформления документа может стать сам работник или вышестоящий руководитель. С помощью документа человек имеет право выразить свою позицию в случае возникновения конфликтов с коллегами. По этой причине, перед подготовкой бумаги, эксперты советуют четко сформулировать свою позицию, а затем представить доводы, подтверждающие правоту. Документ оформляется в письменной форме.

    Существующие разновидности

    Сегодня различают несколько видов докладных записок. В перечень входят:

    1. Инициативная. Документ оформляется для того, чтобы побудить получателя принять определенное решение.
    2. Отчетная. Бумага используется для информирования руководства.
    3. Информационная. Бумагу используют для передачи данных.

    Документ может различаться в зависимости от адресата. Сегодня могут быть оформлены внутренние и внешние докладные записки. Первая разновидность бумаги используется в рамках одного предприятия. Документ используют сотрудники организации для официального сообщения какой-либо информации. Если отправитель и получатель документа осуществляют трудовую деятельность в одной фирме, специальный бланк не используется. Документ оформляется на стандартном листе. Он должен иметь формат А4. Если требование не соблюдено, руководство может не принять записку.

    Внешняя записка была разработана для осуществления связи с другими организациями. Обычно документ используется для передачи информации в вышестоящие инстанции. Записка составляется на фирменном бланке организации. На нём фиксируются реквизиты учреждения и проставляется печать. Такую бумагу в обязательном порядке должен подписать руководитель компании.

    Существуют и другие разновидности бумаг. Чтобы понять, чем они отличаются друг от друга, стоит внимательно ознакомиться с каждой из них.

    О нарушении трудовой дисциплины

    Если работник организации нарушил правила, действующие внутри фирмы и обязательные к исполнению для всех сотрудников, составляется внутренняя докладная записка. За пределы организации такая бумага не выходит. В документе должны быть четко зафиксированы проступки, которые совершил работник. Кроме того, в бумаге стоит отразить, что лицо, составившее докладную, затребовало от нарушителя объяснения действий.

    Кража — основание, позволяющее расторгнуть заключенное ранее соглашение с работником и уволить его. В этой ситуации докладная записка составляется для того, чтобы регламентировать факт случившегося и подтвердить правомерность применения санкций. Процедура прекращения сотрудничества должна быть выполнена в соответствии с действующим законодательством. Для этого необходимо получить показания работника. Информация должна быть оформлена в письменном виде. Кроме того, потребуется документы, подтверждающие факт совершения нарушения. В ряде ситуаций к расследованию могут быть привлечены правоохранительные органы.

    О предоставлении премии

    Разновидность документа используется для побуждения руководства компании к награждению сотрудника за выполненную работу или иные заслуги. В бумаге можно отразить разновидность поощрения, которое, по мнению автора записки, заслужил специалист. Награда может быть выбрана на основе действующего законодательства РФ или внутренних нормативно-правовых актов организации.

    Если было совершено нарушение трудовой дисциплины, также разрешается составить докладную. При этом процедура оформления бумаги должна осуществляться с соблюдением ряда особенностей. Чтобы составить бумагу правильно, нужно учитывать, что прогулом считается отсутствие сотрудника на рабочем месте более 4 часов без уважительной причины. Если человек не был на рабочем месте меньший промежуток времени, будет считаться, что произошла отлучка. В этой ситуации потребуются оформить объяснительную. Составлять докладную вышестоящему руководству не обязательно.

    [1]

    Если всё же имел место быть прогул, необходимо потребовать от работника письменное объяснение случившегося и документального подтверждения. Факт отсутствия уважительных причин или их наличие в обязательном порядке отражается в докладной записке. В конце документа его составитель имеет право потребовать применить к нарушителю наказание или попросить смягчить его, если подобный проступок произошел впервые.

    Использование докладных записок упрощает функционирование компании. С их помощью осуществляется связь между руководством фирмы и подчиненными. Бумага позволяет оперативно передавать информацию и излагать свою позицию.

    Докладная записка является информационно-справочным документом, который может составляться как по инициативе сотрудника организации, так и по указанию руководства. Обычно в таких записках отражается результат выполнения распоряжений начальства, информация о ходе каких-либо работ или жалобы на невыполнение определенным лицом своих обязанностей.

    Цели и применение докладной записки

    Докладная записка может быть одного из трех возможных видов:

    В первом случае записка в большинстве случаев носит формальный характер и содержит отчет о завершении определенного этапа работ или о выполнении поручений, приказов или предписаний руководства.

    Записка информационного характера также содержит информацию о состоянии и ходе работ, и в отличие от отчетной записки такой документ описывает текущее положение дел.

    В инициативной записке может содержаться побуждение адресата к выполнению определенных действий и принятию решений. Это может происходить не в прямой форме, а в виде констатации каких-то фактов или выражения пожеланий, которые могут привести к ответным действиям адресата. Кстати, докладные записки, в которых сообщается о нарушениях со стороны сотрудников, относятся именно к этому виду.

    Для составления такого документа нужны основания, так как писать докладную записку целесообразно по определенным поводам. К ним относится ухудшение или улучшение рабочих процессов в связи с действиями одного или нескольких лиц, необходимость разрешения различных конфликтных ситуаций, выражение несогласия с принятыми вышестоящими лицами решениями.

    Читайте так же:  Постановление пленума вас о последствиях расторжения договора

    Как написать докладную записку

    Образец докладной записки предполагает следующий вид документа:

    • реквизиты организации или структурного подразделения;
    • «шапка» с указанием составителя и адресата;
    • название и заглавие;
    • текст записки;
    • дата и подпись составителя с расшифровкой.

    Сам текст состоит из двух условных частей, в первой из которых составитель указывает суть обращения, а во второй просит принять соответствующие меры или дает адресату рекомендации по поводу того, какими путями обрисованную ситуацию можно исправить.

    В некоторых случаях вопрос о том, как написать докладную записку, касается правильного оформления. Иногда такой документ может быть достаточно большого объема и на одной странице текст не умещается. В этом случае достаточно лишь пронумеровать все листы, проставив номера страниц арабскими цифрами в верхней правой части листов.

    Яркий пример докладной записки, которая занимает несколько листов – отчетная записка, в которой содержится полный отчет о деятельности большого предприятия за определенный период. В этом случае в документе может содержаться различная информация о функционировании всех подразделений. Часто в таких отчетах требуется перечисление сотрудников, руководителей и ответственных лиц по фамилиям, что и увеличивает объем записки.

    Вне зависимости от того, составляется ли докладная записка о невыполнении должностных обязанностей конкретного сотрудника или это лишь формальный отчет, на таком документе обязательно должна быть проставлена дата составления и отправки.

    Для больших предприятий, где такого рода документы составляются регулярно, рекомендуется составить и утвердить образец докладной, чтобы сотрудники не тратили время на составление такого документа и не допускали при этом ошибок.

    На малых предприятиях и в частных организациях такой документ практически не используется, но в больших компаниях докладные записки составляют неотъемлемую часть внутреннего документооборота и даже могут проверяться внешними контролирующими организациями.

    Например, начисление больших премий или безосновательная задержка выплат на государственных предприятиях не могут производиться без соответствующих подтверждающих документов, которые в большинстве случаев являются либо приказами руководства, либо докладными записками. В случае их отсутствия предприятие может быть оштрафовано.

    Докладная записка образец

    Шаблон докладной записки, Word.

    Образец докладной записки об отсутствии работника на рабочем месте.

    Докладная о невыходе на работу скачать образец в формате Word.

    Образец докладной о невыполнении служебных обязанностей.

    Докладная записка.

    Докладная записка – документ информационно-справочного характера. Может содержать изложение какого-либо вопроса или факта, выводы и предложения составителя, адресована руководителю своей организации или в вышестоящую инстанцию.

    В зависимости от содержания и назначения докладные записки делятся на информационные и отчетные.

    В зависимости от адресата докладные записки бывают внутренними (действуют внутри организации) и внешними (направлены в вышестоящие или другие организации).

    Внутренние записки пишут на листе бумаги (можно рукописным способом) формата А4 или А5. Подписывает их автор-составитель.

    Внешние записки оформляют на общем бланке организации формата А4, подписывает их руководитель организации.

    Датой документа считается дата ее подписания.

    Докладная записка может быть составлена как по инициативе автора, так и по указанию руководства. Цель инициативной докладной записки – побудить руководителя принять решение. Информационные докладные записки о ходе выполнения работ должны представляться руководству постоянно.

    Текст докладной записки делится на две части. Первая – изложение фактов, послуживших причиной ее составления, вторая – выводы, мнения составителя – организации или должностного лица.

    Служебная записка.

    Служебная записка — это информационно-справочный документ внутренней деловой переписки, принятый в компании, осуществляется между структурными подразделениями либо сотрудниками, которые не находятся в прямом подчинении.

    Служебная записка содержит в себе какие-то деловые вопросы, касающиеся работы отдела или конкретного сотрудника, решение которых зависит от другого структурного подразделения компании либо сотрудника. Например, просьба о чем-либо, предложение чего-либо и другое или просто какое-то объявление, инструкция, извещение и прочее. Служебная записка оформляется на листе форматом А4, если в организации не ведется электронный документооборот.

    Служебная записка состоит из следующих частей:

    · «шапка», где указывается, кому она адресована (должность, фамилия, имя, отчество в дательном падеже);

    · дата составления и номер служебной записки;

    · наименование документа (Служебная записка);

    · заголовок к тексту документа (говорит о предмете служебной записки);

    · должность составителя, подпись и расшифровка подписи – фамилия, имя, отчество автора служебной записки.

    Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском:

    Лучшие изречения: Только сон приблежает студента к концу лекции. А чужой храп его отдаляет. 8843 —

    | 7556 — или читать все.

    185.189.13.12 © studopedia.ru Не является автором материалов, которые размещены. Но предоставляет возможность бесплатного использования. Есть нарушение авторского права? Напишите нам | Обратная связь.

    Видео (кликните для воспроизведения).

    Отключите adBlock!
    и обновите страницу (F5)

    очень нужно

    Источники


    1. Торвальд, Ю. Век криминалистики; М.: Прогресс, 2011. — 325 c.

    2. Правоведение. — М.: Знание, 1999. — 304 c.

    3. Конституционный судебный процесс / ред. М.С. Саликов. — М.: Норма, 2015. — 416 c.
    4. Докладная записка
      Оценка 5 проголосовавших: 1

    ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

    Please enter your comment!
    Please enter your name here